Det vi skal få til i dagens post er å lage ditt eget SharePoint bibliotek med lærings materiale i mange formater (video, dokumenter, bilder, lenker) for deretter å publisere det til Viva Learning applikasjonen i MS Teams. Her er det noen fallgruver jeg har erfart, og ikke minst må man være nøyaktig. Men når det er satt opp er det en fin og intuitiv lærings reise for dine kolleger, og ikke minst er det praktisk å forholde seg til dette i MS Teams.

Så vi skal altså få SharePoint biblioteket som jeg har eksempel på her:

Til å vises i MS Teams sin Viva Learning app slik:

Viva Learning støtter følgende dokument typer:

•Word, PowerPoint, Excel, PDF
•Audio (.m4a)
•Video (.mov, .mp4, .avi)
•Linked objects (preview)

Før vi går til konfigurering så noen ord om lisensiering fra Microsoft:
Using the Viva Learning app does not require advanced pre-requirements on Microsoft 365 side.

You need to own one of the listed licenses: Microsoft 365 F1, F3, E3, A3, E5, A5, Office 365 F3, E1, A1, E3, A3, E5, A5, Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, or SharePoint K, Plan 1, or Plan 2.

You need to have Microsoft Teams rolled out and set up to use Viva Learning.

Skal du knytte til andre kilder enn SP trenger du premium lisens.
Ønsker du funksjonaliteten “Recommend” trenger du også premium lisens.
Det sammer gjelder for tracking av fremdrift.

KONFIGURERING:

Først en liten teknisk tegning:

I bakgrunnen går det en Viva Learning Service:
The Learning Service uses the provided folder URLs to get metadata from all content stored in those folders. Within 24 hours of supplying the folder URL in the centralized repository, employees can search for and use your organization’s content within Viva Learning. All changes to content, including updated metadata and permissions, will also be applied in the Learning Service within 24 hours.

Metadata kolonnen du lager i SharePoint dokumenbiblioteket må ha disse verdiene (tittel/type) en skrivefeil her så virker det ikke.

Steg for steg konfigurering:

1.Lag en SP team site –Comsites er støttet men jeg anbefaler en Team site, for da kan man oppgradere med Teams Chat for “Knowledge managere” og “Knowledge admins” i din organisasjon.
2.Lenke denne opp i Viva settings i Adm senteret i Office 365. Her må du inn som O365 Global Admin og under org settings finner du Viva settings og kopierer inn URL til siten du lagde i pkt.1
3.Lag en mappe i dokument biblioteket i Team siten fra pkt1. Deretter kopier adressen til denne over til til en oppføring i Viva listen (denne ble opprettet i pkt2.) i SP team siten (se bilder under).
4.Lag metadata kolonner (format/navn må være korrekt) i forhold til tabell over.
4B. Ønsker du å benytte dine egne miniatyrbilder (Thumbnails) må du lage eget bibliotek, eller egen mappe for disse og kopiere adressen inn i kolonnen ThumbnailWebUrl (se tabell over). Anbefalt størrelse på miniatyrbildene vil jeg si er 1200×700 men 256×256 fungerer også greit.
5.Gi en eller flere M365 groups tilganger (read) til mappen du opprettet i pkt.3 (bruk eksisterende eller lag ny M365 groups) Det skal fungere med sikkerhetsgrupper også, men Microsoft anbefaler M365 groups.
6.Last opp filer, fyll ut metadata og vent i ca.24 timer. Når oppsettet er synkronisert vil endringer på filer (beskrivelse, forfatter mv.) endre seg raskere. Sletting av filer og opplasting av nyere filer vil fremdeles kunne ta inntil 24 timer.

Her er noen bilder fra mitt oppsett:

Kopier url fra teamsiten du oppretter i pkt1 over og legg denne inn i Viva Learning settings i Adm senteret i O365: –her kan du fjerne LinkedIn learning og MS learn om du ønsker kun å vise dine egne læringsfiler og videoer:

Sjekk at du har fått inn Viva Learning innholdslisten “Learning App Content Repository” i SP team siten:

Kopier en lenke til mappen du lagde i dokument biblioteket og lag en oppføring i Learning App Repository listen med denne lenken:

Gi tilganger til mappen du har laget i dokument biblioteket slik:

Slik ser kolonner ut når du har opprettet disse:

Innhold lastet opp og egenskaper lagt til, –legg merke til at Duration settes i sekunder, men vises som minutter i Viva Learning:

Etter å ha ventet 24 timer er filene over i Viva Learning, og rollen Knowledge manager (eller høyere som Knowledge admin og Global Admin) kan nå fjerne standard feature settet, og du kan lage ditt eget Feature set:

Lykke til!

Referanse, og ytterligere detaljer finner du hos Microsoft Learn:
 Add SharePoint as a learning content source for Microsoft Viva Learning | Microsoft Learn